6/9/2022

Office 365 back-up

Waarom is een Office 365 back-up aangewezen

Heb je controle over je Office 365 gegevens?
Heb je toegang tot back-ups?
De initiële reactie is meestal: “Natuurlijk” of “Microsoft regelt het allemaal”.
Maar weet je dit zeker of is het eerder een veronderstelling?

Microsoft zorgt voor heel wat en biedt een geweldige service aan.
De primaire focus van Microsoft ligt echter op het beheer van de infrastructuur en het handhaven van de beschikbaarheid ervan.
Je (organisatie) blijft echter verantwoordelijk voor de data.

Een vaak voorkomende misvatting is dat Microsoft een back-up van de gegevens maakt, wat mogelijks schadelijke gevolgen kan hebben.
Het is dus belangrijk ervoor te zorgen dat je controle hebt over je Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business en Microsoft Teams data.

Wat zijn mogelijke bedreigingen voor Office 365 data

We geven 6 mogelijke bedreigingen en aldus redenen waarom een back-up van Office 365 data zinvol is:

• data werd verwijderd door een verkeerde handeling
  We hebben het allemaal wel eens voorgehad, per ongeluk data verloren.
  MS biedt enkele mogelijkheden tot data herstel (prullenbak + versie geschiedenis) wat maakt dat een herstel van data al snel een groot probleem wordt indien deze herstel mogelijkheden ontoereikend zouden zijn (vb.: hard delete ipv soft delete, bij een hard delete is de data weg).
• bewaarbeleid van de data en de snelheid waarmee deze hersteld kan worden
  Office 365 data heeft een beperkt bewaarbeleid dat alleen, in bepaalde omstandigheden, gegevensverlies kan voorkomen en is niet bedoeld als een allesomvattende back-up oplossing. Buiten de ingebouwde functionaliteit zijn er geen andere opties, zo is het herstellen van de inhoud een mailbox naar een eerder tijdstip niet mogelijk. Een externe Office 365-back-up oplossing lost dit op waardoor er geen hiaten zijn in het bewaarbeleid en je data eenvoudig en efficiënt kan herstellen.
• interne bedreigingen
  Een beveiligingsdreiging doet denken aan hackers en virussen. Interne beveiligingsdreigingen komen vaker voor dan u denkt. Organisaties worden het slachtoffer van bedreigingen van hun eigen medewerkers, zowel opzettelijk als onopzettelijk. Zo kan een (beëindigde) werknemer (belastende) mails of bestanden strategisch verwijderen, zonder dat dit opgemerkt wordt. Eens (te laat) opgemerkt is het kwaad echter al lang geschied en bestaat de kans dat er geen mogelijkheid is om de data te herstellen.
• externe bedreigingen
  Malware en virussen, zoals ransomware, hebben organisaties over de hele wereld reeds ernstige schade berokkend. Niet alleen loopt de reputatie van het bedrijf gevaar maar ook de confidentialiteit en privacy van interne en klantgegevens. Externe bedreigingen kunnen binnensluipen via e-mails en bijlagen waarbij het niet altijd voldoende is om gebruikers te leren waar ze op moeten letten, vooral wanneer de geïnfecteerde mails zo overtuigend lijken. De beperkte herstelfuncties van Exchange Online zijn ontoereikend om ernstige aanvallen aan te kunnen. Door externe back-ups heeft u een afzonderlijke kopie van uw gegevens dewelke snel herstelbaar is.
• wettelijke & juridische redenen
  Soms moet je (tijdens juridische stappen) onverwacht mails, bestanden of andere soorten gegevens ophalen. Iets waarvan je nooit denkt dat het je zal overkomen totdat het gebeurt. Microsoft heeft een aantal veiligheidsnetten ingebouwd (Litigation Hold) maar dit is geen robuuste back-upoplossing die je organisatie uit juridische problemen kan houden. Voorbeeld: als een gebruiker wordt verwijderd, wordt ook hun postbus, persoonlijke SharePoint-site en OneDrive-account verwijderd.
  Het wettelijk kader kan variëren maar boetes, sancties en juridische geschillen zijn drie zaken waar je (organisatie) niet nodeloos tijd wenst aan te besteden.
• (eenvoudig) beheer van (hybride) Exchange omgevingen & Office 365 migraties
  Organisaties hebben doorgaans een (beperkte) overgangsperiode tijdens de migratie van een lokale Exchange omgeving naar Office 365 Exchange Online. Sommigen opteren zelfs een deel lokaal te houden omwille van extra flexibiliteit en controle. Deze hybride Exchange omgevingen komen veel voor maar brengen extra uitdagingen met zich mee. Een degelijke Office 365-back-upoplossing is in staat om hybride e-mailimplementaties aan te kunnen alsook op een identieke manier te beheren waardoor de bronlocatie niet relevant is.  Bijkomend dien je de back-up gegevens te kunnen bewaren waar jij dit wenst: op locatie is, bij een managed service provider of in de cloud zoals Azure, alles is mogelijk!

Tijd voor actie

Overtuigd van een Office 365 back-up, of toch nog een vraag, wij horen het graag!